Depuis plusieurs années, suite à un sondage fait auprès des membres concernés, la FPPE demandait l’abolition de l’étape de validation. L’an passé, le gouvernement a annoncé un changement dans le mode de financement, dont l’opération validation, et indiquait que l’année 2017-2018 était une étape provisoire menant vers un changement en profondeur du financement. Son intention était de devancer le versement des sommes, d’en augmenter la prévisibilité et la stabilité, et de réduire les charges administratives du personnel concerné afin de leur permettre d’offrir davantage de services directs aux élèves. Nous avons salué cette annonce tout en mentionnant que nous attendions de savoir si le dernier objectif était atteint avant de nous réjouir. Par la suite, comme vous avez pu le lire dans la Passerelle de mars 2018, nous avons constaté des problèmes et des consignes contradictoires que nous avons dénoncées.
Ce printemps, les organisations syndicales ont été consultées sur les modifications aux règles budgétaires et plus spécifiquement sur ces modifications en profondeur touchant le financement des élèves handicapés (H) et en trouble grave du comportement (TGC). Ces modifications touchent deux volets :
Le volet financier
Le volet assurance de la qualité (qui remplace la validation telle que connue jusqu’en 2016-2017).
Volet financier
À compter de 2018-2019, l’enveloppe allouée à l’allocation de base pour les services éducatifs sera modifiée afin d’y inclure tous les élèves, y compris les H et les TGC. Tous les élèves seront désormais considérés comme des élèves « réguliers ». À cette allocation de base, s’ajoutera une nouvelle enveloppe distincte, pour les élèves handicapés et les élèves en trouble grave du comportement, divisée en quatre sous-enveloppes :
Code 33 et 34 (1 enseignant pour 10 élèves)
Autres (1 enseignant pour 6 élèves)
Préscolaire et primaire
X
X
Secondaire
X
X
Pour chacune de ces quatre enveloppes, le calcul du montant de départ sera fait à partir de la certification finale de 2016-2017 (le nombre de H et de TGC déclarés et reconnus) auquel on ajoutera un taux de variation annuel moyen des effectifs calculé sur la période 2013-2014 à 2016-2017. Il y aura une protection contre la décroissance et un maximum d’écart au taux provincial moyen.
Par la suite, ce calcul de variation moyen (spécifique à chaque CS) sera projeté sur 3 ans en y ajoutant les facteurs d’indexation pertinents. Chaque commission scolaire connaîtra donc de manière assez précise le montant qu’elle recevra pour les trois prochaines années. Ce nouveau financement n’est donc plus directement relié à la validation et devrait permettre une meilleure organisation scolaire.
Volet assurance de la qualité
Le volet financement expliqué précédemment a été adopté dans le cadre des nouvelles règles budgétaires. Pour le volet assurance qualité, jusqu’au moment d’écrire ces lignes, le contenu présenté ci-dessous est celui qui a été soumis à la consultation. Il n’a pas encore été approuvé par le ministre en suivi à cette consultation et il reste possible, et nous l’espérons vivement, que des modifications y soient apportées.
Alors que, jusqu’à 2016-2017, le financement était directement relié à la validation qui générait le financement, maintenant, l’opération vérification, telle que nommée par le ministère, aura uniquement pour but de vérifier la conformité des codes en fonctions des 3 critères : diagnostic, limitations et services. La vérification par échantillonnage pourra être faite sur n’importe quel dossier d’élève déclaré (H ou TGC) au 30 septembre, même s’il avait été déclaré quelques années auparavant. Les cotes ont été regroupées en 5 bassins et le pourcentage d’échantillonnage varie selon le bassin :
Bassin A
Bassin B
Bassin C
Bassin D
Bassin E
Code
Effectif
Code
Effectif
Code
Effectif
Code
Effectif
Code
Effectif
23
405
50
16707
34
10846
53
4133
14
964
24
2153
36
1420
42
554
99
1219
44
1381
33
6789
Total du bassin
11,282
16707
10846
4133
3603
Échantillonnage
1.5 %
2.1%
2.1%
2.1%
4.6%
Le ministère souhaite avoir un échantillon d’au moins 20 dossiers par CS avec un maximum de 100. Selon ses calculs, au lieu de valider environ 8500 dossiers par année, il estime devoir en vérifier environ 1600.
Dorénavant, pour chaque nouvel élève déclaré handicapé ou en trouble grave du comportement, une courte fiche d’ouverture du dossier sera complétée. Ceci pourra se faire n’importe quand dans l’année. Par contre, sur cette nouvelle fiche, il est spécifié que l’on doit annexer les résumés de dossiers, rapports synthèses ou rapports d’évaluation qui permettent de statuer sur la situation de l’élève. Cette expression est la même que dans la fiche longue, celle normalement utilisée pour la validation. On comprend donc que le professionnel devra avoir finalisé son rapport et récupéré les rapports complémentaires pertinents afin que le tout soit annexé à la fiche d’ouverture.
En novembre, les CS seront informées de l’échantillonnage de dossiers retenus pour vérification. Ces dossiers devront être envoyés au ministère en début février. On devra y retrouver :
L’évaluation diagnostique à l’origine de la déclaration.
Une description à jour des incapacités et des limitations sur le plan scolaire.
L’information à jour sur les services en place.
Le plan d’intervention le plus récent.
La fiche longue a été modifiée uniquement afin d’éviter la retranscription d’informations que l’on peut trouver ailleurs : il y aura possibilité d’indiquer simplement : «voir rapport x page y».
Une fois la vérification faite par le comité, un retour sera fait aux CS et dans le cas où le nombre de dossiers non conformes serait particulièrement élevé, il pourrait y avoir une augmentation de l’échantillonnage.
C’est avec beaucoup de déception que nous avons pris connaissance de ce nouveau fonctionnement. Il nous apparaît très clair que l’obligation de fournir l’ensemble des documents au moment de la déclaration ramène à zéro notre espoir de réduire la charge administrative associée à la validation (ou vérification) de la clientèle. De plus, nous anticipons des problèmes de confidentialité. Je vous invite à lirel’avisqui a été envoyé au ministère dans le cadre de la consultation pour mieux comprendre l’ensemble des enjeux ainsi que notre position et nos recommandations.
Comme nous l’avons indiqué dès le départ, il pourrait y avoir des modifications dans la manière de fonctionner puisque la version finale n’est pas encore disponible. Espérons que nos recommandations seront prises en compte et que nous pourrons réellement obtenir une diminution des tâches administratives associées à cette vérification pour le personnel professionnel concerné.
Pour terminer, je vous invite à lire l’avis CSQ, auquel nous avons contribué, concernant les règles budgétaires et qui couvre plus largement l’ensemble du dossier.
Johanne Pomerleau,
Présidente FPPE (CSQ)
La Passerelle – Juin 2018
Changes made to funding for special needs students a disappointment
For several years, following a survey conducted among affected members, the FPPE has been asking for the validation step to be eliminated. Last year, the government announced it would be changing the funding method, and thus the validation process, and stated that 2017–2018 would be an interim stage as we move toward a radical change in funding. Its aim was to accelerate payments, increase their predictability and stability, and reduce the administrative load for the affected personnel so they could offer more direct services to students. We applauded this announcement and decided to wait and see if the last objective was going to be reached before celebrating. And then, as you read in the March Passerelle, we observed some problems and denounced them along with contradictory instructions.
The unions were consulted this spring on the changes to the budget rules and, specifically, the deep changes affecting the funding of disabled students (H) and students with severe behaviour disorders (TGC). The changes affect two areas:
Finances
Quality assurance (which replaces validation as it was known until 2016–2017).
Finances
Starting in 2018–2019, the budget envelope for the basic allocation of educational services will be changed to include all students, including H and TGC students. All students will thus be considered “regular.” Added to this basic allocation will be a distinct envelope for disabled students and students with severe behaviour disorders, which will be divided into four sub-envelopes:
Code 33 and 34 (1 teacher per 10 students)
Other (1 teacher per 6 students)
Preschool and elementary
X
X
High school
X
X
For each of the four envelopes, the starting amount will be calculated based on the final certification for 2016–2017 (the number of declared and recognized H and TGC students), to which will be added an average annual rate of change of the number of students calculated over the period from 2013–2014 to 2016–2017. There will be a protection mechanism against a decrease in declared students and a maximum difference at the average rate.
Afterwards, the average variation rate (specific to each school board) will be projected over three years by adding to it the relevant indexation factors. Each school board will thus know the precise amount it will receive for the next three years. As such, this new method of funding is not directly related to the validation process and should improve school organization.
Quality assurance
The funding process described above was adopted as part of the new budget rules. Regarding quality assurance, the content below is what was submitted at the consultation and it is all we have on the subject at this time. It has not yet been approved by the minister, and changes are still possible, which we would be pleased to see.
Up until 2016–2017, funding was directly related to validation. Now, the verification process, as the ministry is calling it, will only verify code compliance based on the following three criteria: diagnosis, limitations and services. Sample audits could be done of any declared student’s case (H or TGC) until September 30, even if the case was declared several years prior. The ratings were grouped into five pools and the sample percentage varies depending on the pool.
Pool A
Pool B
Pool C
Pool D
Pool E
Code
# Students
Code
# Students
Code
# Students
Code
# Students
Code
# Students
23
405
50
16707
34
10846
53
4133
14
964
24
2153
36
1420
42
554
99
1219
44
1381
33
6789
Total in pool
11,282
16707
10846
4133
3603
Sample
1.5 %
2.1%
2.1%
2.1%
4.6%
The ministry wants to have a sample of at least 20 cases per school board, with a maximum of 100. According to its calculations, it estimates it will be verifying about 1600 cases instead of validating 8500.
Now, for each new student declared to have a disability or a severe behaviour disorder, a brief sheet to open the file must be filled out any time during the year. However, on this new sheet, it specifies that case summaries, report summaries, and evaluation reports that determine the student’s situation must be attached. The same statement was used on the long validation sheet. This means professionals must have finalized the report and collected all the complementary reports to attach to the opening file sheet.
In November, the school boards will be notified of the case samples that were retained for verification. These cases must be sent to the ministry in early February and include the following:
The diagnostic assessment that led to the declaration
An updated description of the educational disabilities and limitations
Updated information of the services in place
The latest intervention plan
The long validation sheet was only changed to avoid having to rewrite information found elsewhere. Professionals will simply be able to write “See report X on page Y.”
Once the committee finishes the verification, it will give the school board its feedback, and if the number of non-compliant cases is particularly high, the sample size might be increased.
We were very disappointed to learn about this new process. It’s quite clear that having to provide all the documents at the time of declaration means there is no hope of lightening the administrative burden associated with client validation (or verification). Further, we expect there will be issues with confidentiality. I invite you to read the notice sent to the ministry during the consultation that explains the issues, our position, and our recommendations.
As mentioned earlier, there may still be changes to the process since the final version is not yet available. We can still hope that our recommendations will be taken into account and that we will be able to reduce the number of administrative tasks required for verification.
I also invite you to read the CSQ notice on the budget rules that we contributed to, which covers the issue more broadly.
